Optimiser la gestion du temps avec Outlook

Tout au long de la formation, le participant sera sollicité à une réflexion sur les principes et procédures de suivi concernant la gestion du temps. À la fin du cours, le participant saura gérer son temps au sein d’une équipe de travail et utiliser les techniques informatiques pour l’aider. De plus, il sera en mesure d’optimiser son utilisation du calendrier, d’assurer un bon suivi des tâches et d’organiser l’affichage des informations sur le logiciel Outlook..

Introduction et mise en situation:

• Mon allié et les autres
• L’humain et deux de ses vérités
• L’importance de l’équipe (perdre une minute en équipe)
• Exemples reliés à la gestion du temps

Les lois et principes en gestion du temps:

• Loi de Parkinson
• Du point A au point B (droit au but)
• Travaillez moins et mieux
• Principe de Pareto
• Loi d’Illich
• Principe de Carlson

Planifier et gagner du temps:

• Définir ses objectifs
• Élaborer sa planification
• Gagner du temps

La gestion du temps en quatre éléments:

• Les contacts
• Les courriels
• Le calendrier (agenda)
• Les tâches

La gestion du temps avec Outlook (version 2016):

• Procédure de configuration (Cégep TR)
• L’affichage
• Les éléments de la fenêtre Outlook
• Outlook aujourd’hui (votre tableau de bord)

Gestion des courriels:

• Créer des dossiers
• Créer des règles de message
• Utiliser les indicateurs de suivi
• Ajouter un indicateur à un message
• Utiliser le classement par catégorie
• Créer une catégorie de couleur

Gestion des contacts:

• Ajouter un contact à partir d’un message reçu
• Créer un groupe de contact
• Afficher la liste des courriels échangés avec un contact Outlook

Gestion des tâches:

• Créer une tâche
• Affecter une tâche à une personne
• Effectuer le suivi des tâches

Le calendrier (agenda):

• Rendez-vous
• Différencier un rendez-vous, une réunion et un évènement
• Définir les options de disponibilité
• Rendez-vous périodiques

Réunion

• Planifier une réunion
• Vérifier la disponibilité des participants