Optimiser la gestion du temps avec Outlook

Tout au long de la formation, le participant sera sollicité à une réflexion sur les principes et procédures de suivi concernant la gestion du temps. À la fin du cours, le participant saura gérer son temps au sein d’une équipe de travail et utiliser les techniques informatiques pour l’aider. De plus, il sera en mesure d’optimiser son utilisation du calendrier, d’assurer un bon suivi des tâches et d’organiser l’affichage des informations sur le logiciel Outlook..

Introduction et mise en situation:

Mon allié et les autres
L’humain et deux de ses vérités
L’importance de l’équipe (perdre une minute en équipe)
Exemples reliés à la gestion du temps

Les lois et principes en gestion du temps:

Loi de Parkinson
Du point A au point B (droit au but)
Travaillez moins et mieux
Principe de Pareto
Loi d’Illich
Principe de Carlson

Planifier et gagner du temps:

Définir ses objectifs
Élaborer sa planification
Gagner du temps

La gestion du temps en quatre éléments:

Les contacts
Les courriels
Le calendrier (agenda)
Les tâches

La gestion du temps avec Outlook (version 2016):

Procédure de configuration (Cégep TR)
L’affichage
Les éléments de la fenêtre Outlook
Outlook aujourd’hui (votre tableau de bord)

Gestion des courriels:

Créer des dossiers
Créer des règles de message
Utiliser les indicateurs de suivi
Ajouter un indicateur à un message
Utiliser le classement par catégorie
Créer une catégorie de couleur

Gestion des contacts:

Ajouter un contact à partir d’un message reçu
Créer un groupe de contact
Afficher la liste des courriels échangés avec un contact Outlook

Gestion des tâches:

Créer une tâche
Affecter une tâche à une personne
Effectuer le suivi des tâches

Le calendrier (agenda):

Rendez-vous
Différencier un rendez-vous, une réunion et un évènement
Définir les options de disponibilité
Rendez-vous périodiques

Réunion
Planifier une réunion
Vérifier la disponibilité des participants